Kontierung von Rechnungen

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier drei Beispiele für Rechnungen mit einer ausgefüllten Buchungsanordnung. Bei den optionalen Feldern, wo Sie den Wert in den meisten Fällen nicht kennen (Fälligkeitsdatum und Kontonummer bei Kreditoren/Debitoren), haben wir die Felder im Beispiel gelb markiert. Diese können dann, wie oben erläutert, freigelassen werden.


Beispiel Rechnung Kirchengemeinde (Aufwand/Ausgabe)

Beispiel Rechnung Kindertagesstätten (Aufwand/Ausgabe)

Beispiel Rechnung Friedhof (Aufwand/Ausgabe)

Beispiel (von uns erstellte) Rechnung für eine Anzeige im Gemeindebrief (Ertrag/Einnahme)

Auskontierung einer Rechnung und ausfüllen der Buchungsanordnung

Die nachfolgende Grafik zeigt die Buchungsanordnung im Detail mit allen Feldern, die in selbiger im PDF ausfüllbar sind. Statt mit der PDF erstellen Sie Buchungsanordnungen noch einfacher mit unserem neuen Formular auf dieser Webseite. Darüber können Vorlagen erstellt und gespeichert werden; Sie erhalten im Gegensatz zum Vorlagen speichern auf dem PC vom System bei Änderungen immer die aktuellste Buchungsanordnung und müssen nichts mehr unnötig doppelt oder neu erstellen! Mehr dazu finden Sie hier in unserem Artikel. Eine kurze Anleitung zum Formular-System erhalten Sie auf der Seite Ausfüllen der Buchungsanordnung.



Zwingend ausgefüllt werden müssen die Felder 1 (GKZ) und 6 (Kostenstelle) sowie die Unterschriften in den Feldern 21 (sachlich richtig) und 22 (Anweisung). Alle weiteren Felder sind wünschenswert, werden aber ansonsten vom Kirchenkreisamt für Sie ergänzt.


Nr. Feld Verwendung und Beispiel
1 GKZ Angabe der Gemeindekennziffer (GKZ) in vierstelliger Form (ehemals Rechtsträger). Beispielsweise:
1001 für den Ev.-luth. Kirchenkreis Burgdorf oder
1133 für die Ev.-luth. Kirchengemeinde St.-Petri-Burgwedel
2 Buchungsdatum Datum wann die Leistung der Rechnung erbracht wurde.
Wenn nicht gesondert aufgeführt, Datum der Rechnung. Bei Zeiträumen wird der erste Tag des Zeitraums genannt.
3 Belegdatum Datum der Rechnungserstellung des Lieferanten (=Rechnungsdatum).
4 Fälligkeitsdatum Bei Ausgaben das Datum, wann die Zahlung beglichen sein muss.
Bei Einnahmen das Datum, wann der Zahlungseingang erwartet wird.
Steht kein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung, wird dieses Feld vom Kirchenkreisamt mit dem aktuellen Datum ausgefüllt.
Liegt das Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit, wird das tagesaktuelle Datum genommen.
5 Belegnummer Dieser Block wird nach der Buchung durch das Kirchenkreisamt ausgefüllt.
Sie müssen hier keine Angaben machen.
6 Kostenstelle Angabe der zehnstelligen Kostenstelle gemäß des vereinbarten Kostenstellenplans. Beispielsweise:
1024-25101 für den Friedhof der Kirchengemeinde Rethmar oder
5252-21521 für die Betriebskosten der Kita Fuhrberg
Wenn Sie eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen aufteilen möchten, können Sie die Kostenstellen mit Sachkonto in der Buchungsanordnung untereinander schreiben und nur einen Kreditor ansprechen.
7 Invest.-Nr. Dieser Block wird bei Bedarf durch das Kirchenkreisamt ausgefüllt.
Sie müssen hier keine Angaben machen.
8 Abgabenart Bei debitorischen Buchungen muss eine Abgabenart angegeben werden.
Eine Auflistung der dreistelligen Nummern finden Sie in unserer Übersicht der Abgabenarten.
9 Art Angabe um was es sich in der jeweiligen Zeile handelt.
S = Sachkonto, K = Kreditor, D = Debitor, A = Anlage, B = Bank
10 Kontonr. Dieses Feld muss nur bei der Art Sachkonto ausgefüllt werden. Beispiele für das richtige Sachkonto finden Sie in unserer Sachkonten-Übersicht oder in Ihren Haushaltsplänen.
Bei der Art Kreditor oder Debitor erfolgt die Eingabe durch das Kirchenkreisamt, da die Nummern intern im Rechnungswesenprogramm vergeben werden.
11 Sollbetrag Angabe des genauen Soll-Betrages in €.
Skonto wird nur bei noch nicht verstrichener Frist abgezogen.
12 Habenbetrag Angabe des genauen Haben-Betrages in €.
Skonto wird nur bei noch nicht verstrichener Frist abgezogen.
13 USt
(Umsatzsteuer)
Kennziffer für die Umsatzsteuer (Platzhalter, momentan nicht auszufüllen)
14 Externe Belegnummer
(max. 100 Zeichen)
Bei Ausgaben die Rechnungs- und Kundennummer sowie das Datum der Rechnung. Beispielsweise:
RG 12345 KD 556 v. 02.01.2019 (Rechnung mit der Nummer 12345 und Kundennr. 556 vom 02.01.2019
(Alternativ reicht es, wenn Sie s. Anl. schreiben und beide Daten auf der Rechnung entsprechend markieren. Die Abteilung Finanzbuchhaltung wird die Angaben bei der Buchung dann für Sie abschreiben)


Bei Einnahmen das Kassenzeichen.
5000259-F1133-00001 (Friedhofsgebührenbescheid der KG St.-Petri Burgwedel)
15 Beschreibung
(max. 50 Zeichen)
Alle Buchungen werden mit einem „sprechenden Buchungstext“ erfasst. Die Beschreibung wird später auch in Auswertungen erscheinen. Ebenfalls ist darüber eine Suche möglich.
Ausserdem soll möglichst auch der Kreditor bzw. Debitor genannt werden, da diese Information die Suche und Filterung vereinfachen kann. Angabe in Form von individueller Text / Name des Kreditors oder Debitors.
Bei Erstattungen für Auslagen von Mitarbeitern bitte keine Namen verwenden, sondern nur den Grund und das Datum angeben.
Beispiel:
Kauf von Lebensmitteln für Sitzung / Fa. Edeka XYZ
16 Debitor/Kreditor mit Adresse Optionales Feld um bei Bedarf Angaben zum Debitor/Kreditor mit Adresse zu machen, falls nicht ohnehin auf der Anlage der Buchungsanordnung ersichtlich.
Haben Sie eine Anlage auf der die Angaben ersichtlich sind, oder geben Sie direkt eine Debitor-/Kreditor-Nummer an, ist dieses Feld ebenfalls nicht auszufüllen.
17 Bankverbindung Optionales Feld um bei Bedarf Angaben zur Bankverbindung zu machen, falls nicht ohnehin auf der Anlage der Buchungsanordnung ersichtlich.
Haben Sie eine Anlage auf der die Angaben ersichtlich sind, oder geben Sie direkt eine Debitor-/Kreditor-Nummer an, ist dieses Feld ebenfalls nicht auszufüllen.
18 Buchungsart Dieser Block wird bei Bedarf durch das Kirchenkreisamt ausgefüllt.
Sie müssen hier keine Angaben machen.
19 LuGM Dieser Block wird bei Bedarf durch das Kirchenkreisamt ausgefüllt.
Sie müssen hier keine Angaben machen.
20 Inventar. Nr.
Nummer aus dem Inventar-Verzeichnis bei Anschaffungen, die im Inventar aufgenommen und aufgelistet werden müssen.
21 Sachliche Prüfung
Ort, Datum und Unterschrift der Kirchengemeinde, dass die Rechnung sachlich richtig ist
22Anweisung Ort, Datum und Unterschrift der Kirchengemeinde zur Anweisung der Buchungsanordnung.
Vergleichbar mit der Unterschrift des damaligen Buchungsstempel.
23 Rechnerische Prüfung Ort, Datum und Unterschrift des Kirchenkreisamtes nach Bearbeitung der Fach-/Haushalts-Abteilung.
Sie müssen hier keine Angaben machen.


Haben Sie Fragen bei der Ausfüllung der Buchungsanordnung?
Wenden Sie sich gerne an das Kirchenkreisamt Burgdorfer Land. Sie erreichen uns telefonisch unter 05139/9975-0 und über unser Kontakt-Formular.