Aktuelle Informationen zu den Zahlstellen und KIDZahlstelleD

Stand 22.03.2021Auf dieser Seite haben wir Ihnen aktuelle Informationen und Hinweise zur Bearbeitung der Zahlstellen und Bedienung von KIDZahlstelleD gebündelt zusammengefasst. Bei Neuerungen wird die Seite kontinuierlich aktualisiert und in weiteren Doppik-Infos per E-Mail darüber informiert.

Aktuelles vom 22. März 2021

KIDZahlstelleD und Aufwendungen für Bau

Bitte beachten Sie, dass Buchungsbelege für größere Baumaßnahmen (über 50.000 € Gesamtsumme) nicht über das Abrechnungsprogramm KIDZahlstelleD und damit nicht über die Zahlstelle abgerechnet werden können. Die Maßnahmenverwaltung von diesen größeren Bauprojekten erfolgt im Buchungsprogramm newsystem über das Modul Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Die Daten aus KIDZahlstelleD können wir dort nicht einlesen. Aus diesem Grund sind solche Buchungsanordnungen direkt an uns zu schicken.


Darüber hinaus bitten wir Sie, die Kostenstelle genau zu prüfen. Es gibt für jedes Gebäude eine eigene Kostenstelle und die Aufwendungen für die Gebäude sind bei dem jeweiligen Gebäude zu buchen. Der Ersatzschlüssel für das Gemeindehaus ist z.B. bei der Kostenstelle Gemeindehaus (xxxx-46211) zu buchen. Sollten Sie diese Kostenstellen im Abrechnungsprogramm KIDZahlstelleD nicht sehen können, wenden Sie sich bitte an Ihre/n zuständige/n Haushaltssachbearbeiter/in bei uns im Haus.

Abrechnungsbogen und Probedruck

Bitte denken Sie daran, zunächst den Abrechnungsbogen der Zahlstelle abzuschließen und erst dann zu drucken. Ansonsten wird lediglich ein vorläufiger Probedruck erzeugt, welcher nicht die vollständigen Informationen enthält. Gleich im Anschluss geben Sie bitte den Abrechnungsbogen „für die Verwaltungsstelle frei“, damit er im Kirchenkreisamt auch eingelesen werden kann.

Buchungstexte

Aussagekräftige Buchungstexte sind eine große Hilfe. Nur so kann im Nachhinein aus der Buchung in der Ergebnisrechnung entnommen werden, um was es sich konkret handelt.


Bitte geben Sie bei Erträgen und Aufwendungen, die mit einer Investitionsnummer gebucht werden sollen, die von uns mitgeteilte Investitionsnummer im Beschreibungstext mit an. So können wir sicherstellen, dass Investitionsbuchungen korrekt erfolgen.

Belege und Quittungen

Zu jeder Spende gehört ein Beleg. Dies kann eine Quittung oder notfalls (gerade bei anonymen Spenden) auch ein Eigenbeleg sein.


Bitte beachten Sie die in der Rundverfügung 7/2011 festgelegten Grenzen für Bewirtung und Geschenke, ggf. ist hier ein KV-Beschluss erforderlich.

Pflicht- und Wahlpflichtkollekten

Falls Sie PK (Pflichtkollekten) und WPK (Wahlpflichtkollekten) sowie Weiterleitungsspenden und Weiterleitungskollekten in Ihre Zahlstelle einnehmen: Diese erfassen Sie bitte weiterhin unter dem Sachkonto: 888200 (z. B. zum Beschreibungstext „PK v. 10.05.20 7120XX“ (= Investitionsnummer der PK/WPK aus dem Kollektenplan der Landeskirche).

Unklarheiten bei der Bearbeitung der Zahlstelle und Buchungsvorgängen

Bei sonstigen Unklarheiten und Unsicherheiten, die die Kontierung anbetreffen (Sachkonto, Kostenstelle, Investitionsnummer) wenden Sie sich bitte an die jeweils zuständigen Mitarbeitenden aus der Abteilung Haushalt bzw. Kindertagesstätten. Das Ziel ist, die Buchungen gleich korrekt und zeitnah vorzunehmen. Dies ist zudem übersichtlicher. Auch falls Sie in KIDZahlstelleD eine Kostenstellen-Sachkonten-Kombi nicht zur Auswahl haben, bitten wir Sie herzlich, die jeweils zuständigen Mitarbeitenden aus der Abteilung Haushalt bzw. Kindertagesstätten zu kontaktieren. Wir werden die Auswahl nach erfolgter Prüfung und Freigabe so schnell wie möglich entsprechend anpassen.


Da insgesamt die zu korrigierenden oder zu klärenden Positionen in den Abrechnungen der Zahlstellen, deutlich weniger geworden sind, ist es der Abteilung Finanzbuchhaltung ein Anliegen, allen Mitarbeitenden in den Zahlstellen ein Lob dafür auszusprechen und auch einen herzlichen Dank für die sehr effektive, freundliche und kollegiale Zusammenarbeit mit Ihnen. Wieviel Engagement und „Herzblut“ trotz oft geringer Stundenzahl gezeigt wird und investiert wird, verdient große Anerkennung. Die kommt oft viel zu kurz.

Aktuelles vom 1. August 2019

Technisches:

  1. Eine Nummerierung der Belege nach Erstellung der Abrechnung ist nicht notwendig.
  2. Die Belege sollten, sofern sie selbst nicht groß genug sind bzw. über eine eigene Lochung verfügen, auf gelochte Blätter geklebt (z.B. Tesa-Film) oder getackert werden. Bitte dabei darauf achten, dass durch die Lochung keine Informationen vernichtet werden. Achtung: Das Kleben mit „Pritt-Stiften“ birgt die Gefahr, dass die Schrift aufgrund der Reaktion des Papieres auf die Inhaltsstoffe unleserlich wird.
  3. Nach dem Abschließen einer Zahlstelle die Abrechnung bitte sofort auch freigeben. Wenn die Zahlstelle korrekt ist und nicht mehr bearbeitet werden muss, können die Daten dann ohne Verzögerung sofort in das Buchhaltungssystem eingelesen werden.
  4. Nach Freigabe aktuellen Abrechnung benötigen wir keine weitere Nachricht, da uns die Freigabe automatisch angezeigt wird.
  5. Pflicht- oder Wahlpflichtkollekten (PK bzw. WPK), die nicht in den Kirchengemeinden als Einnahme verbleiben, bitten wir unter 888200 unklare Einzahlung zu erfassen. In der Beschreibung bräuchten wir dann den folgenden Hinweis: PK (oder WPK) XXXXXX (= Kollekten-Nummer aus dem Kollektenplan) „Zweck“ (z.B. VELDK, Weltmission…) vom TT.MM.JJ
  6. Bei anderen Weiterleitungskollekten bitte das Datum der Kollekte sowie den Empfänger angeben. Sollte dieser uns noch nicht bekannt sein, benötigen wir bitte zusätzlich per Email den vollständigen juristisch korrekten Namen der Einrichtung, die Anschrift sowie die Bankverbindung. Die gleiche Vorgehensweise gilt für Spenden.

Inhaltliches:

  1. Reisekosten dürfen generell nicht über die Zahlstelle abgerechnet werden, siehe hierzu auch Nr. 1 b) (Auf Seite 2) der Dienstanweisung. Dies hat das Rechnungsprüfungsamt auf Anfrage noch einmal genauer erläutert:
    1. Fahrten im Rahmen einer Gruppe (Beispiele: Erzieherin mit Kindern zum Zoobesuch, Pastor/in mit Senioren zum Kaffeekränzchen und ähnliches) können über die Zahlstelle abgerechnet werden.
    2. Dienstfahrten (alle Mitarbeitenden/Pastorinnen und Pastoren/Diakoninnen und Diakone) z.B. zum Kirchenkreisamt, innerhalb der Gemeinde, zu einer Fortbildung oder ähnliches: Die Erstattung erfolgt mit einer Fahrtkostenabrechnung an das Kirchenkreisamt, also NICHT über die Zahlstelle.
  2. Auch die Erstattung von Gebühren für Führungszeugnisse dürfen nicht aus der Zahlstelle erfolgen. Auch diese müssten bitte direkt beim Kirchenkreisamt abgerechnet werden.
  3. Der Einsatz von privaten Rabattkarten (z.B. Payback, Deutschlandcard usw.) ist nicht erlaubt, da die erhaltenen Punkte privat vereinnahmt werden und daher einen unzulässigen geldwerten Vorteil darstellen.
  4. Honorare und ähnliche Zahlungen dürfen ebenfalls auf keinen Fall über Zahlstellen abgerechnet werden. Auch dies ist in der Dienstanweisung niedergelegt. Dazu gehören z.B. auch die Zahlungen für das Austragen von Gemeindebriefen, Honorare für Kirchenmusiker usw. Derlei Zahlungen müssen über das Kirchenkreisamt abgewickelt werden. Wir bitten Sie, dies kurzfristig in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung neu zu regeln.
  5. Teilnehmerbeiträge sollen grundsätzlich per Überweisung über unsere Geschäftskonten geleistet werden. Sollte eine Zahlung ausnahmsweise in Bar über die Zahlstelle erfolgen, erfassen Sie diese bitte unter 888200 als unklare Einzahlung unter Angabe des Namens und des Zweckes. Dies wird dann hier auf das entsprechende Debitorenkonto umgebucht.

Aktuelles vom 22. Juni 2020

  1. Die Belege sollten, sofern sie selbst nicht groß genug sind bzw. über eine eigene Lochung verfügen, auf gelochte Blätter geklebt (z.B. Tesa-Film) oder getackert werden. Bitte achten Sie dabei darauf, dass durch die Lochung keine Informationen vernichtet werden. Das Kleben mit „Pritt-Stiften“ birgt die Gefahr, dass die Schrift aufgrund der Reaktion des Papieres auf die Inhaltsstoffe unleserlich wird.
  2. Nach dem Abschließen einer Zahlstellenabrechnung bitte diese sofort „für die Verwaltungsstelle freigeben“. Wenn die Zahlstelle korrekt ist und nicht mehr bearbeitet werden muss, können die Daten dann ohne Verzögerung sofort in das Buchhaltungssystem eingelesen werden.
  3. Pflichtkollekten und Wahlpflichtkollekten (PK bzw. WPK), die in die Zahlstelle eingenommen werden, bitten wir unter „888200 Unklare Einzahlungen“ zum Beschreibungstext: PK (oder WPK) Invest.-Nr. 71XXXX (= Invest.-Nr. aus dem Kollektenplan des Landeskirchenamtes für das aktuelle Kirchenjahr) „Zweck“ (z.B. VELKD, Weltmission…) vom TT.MM.JJ“ zu erfassen.
  4. Weiterleitungsspenden und/oder Weiterleitungskollekten, die in die Zahlstelle eingenommen werden, bitten wir unter „888200 Unklare Einzahlungen“ zum Beschreibungstext: „Koll. v. TT.MM.JJ für Lebenshilfe Burgdorf“ oder „Spende v. TT.MM.JJ für Kinderhospiz Löwenherz“ zu erfassen. Bitte vermerken Sie auf dem Einnahmebeleg/der Quittung, an welche Bankverbindung das Kirchenkreisamt die Weiterleitungskollekte/-spende weiterleiten/überweisen soll. So können wir eine korrekte Weiterleitung an den Empfänger sicherstellen. Sollte uns der Empfänger noch nicht bekannt sein, benötigen wir bitte zusätzlich per E-Mail den vollständigen juristisch korrekten Namen der Einrichtung, die Anschrift sowie die Bankverbindung.
  5. Reisekosten dürfen grundsätzlich nicht über die Zahlstelle abgerechnet werden. Hierzu eine kurze Erläuterung des Rechnungsprüfungsamtes:
    1. Fahrten im Rahmen einer Gruppe (Beispiel: Erzieher/in mit Kindern zum Zoobesuch) können über die Zahlstelle abgerechnet werden.
    2. Dienstfahrten (alle Mitarbeitende, Pastorinnen und Pastoren, Diakoninnen und Diakone) z.B. zum Kirchenkreisamt, innerhalb der Gemeinde, zu einer Fortbildung oder ähnliches: Die Erstattung erfolgt mit einer Fahrtkostenabrechnung an das Kirchenkreisamt, also nicht über die Zahlstelle.
  6. Die Erstattung von Gebühren für Führungszeugnisse dürfen nicht aus der Zahlstelle erfolgen. Diese müssen per Buchungsanordnung an das Kirchenkreisamt gesandt werden.
  7. Der Einsatz von privaten Rabattkarten (z.B. Payback, DeutschlandCard usw.) ist nicht erlaubt, da die erhaltenen Punkte privat vereinnahmt werden und daher einen unzulässigen geldwerten Vorteil darstellen.
  8. Honorare dürfen ebenfalls nicht über die Zahlstelle abgerechnet werden. Gleiches gilt auch für Zahlungen für das Austragen von Gemeindebriefen, Entgelte für Kirchenmusiker/innen u.ä.
    Für die ordnungsgemäße Abwicklung müssen die konkreten Sachverhalte (z.B. Vorliegen eines Beschäftigungsverhältnisses, sozialversicherungs- und einkommenssteuerrechtliche Prüfung) geprüft werden, die nur in der Haushalts- und/oder Personalabteilung erfolgen können. Dafür bitten wir um Erstellung einer Buchungsanordnung (ggf. inkl. Rechnungsvorlage) oder um vorherige Abstimmung mit Ihrem/r zuständigen Ansprechpartner/in. Zum Umgang mit Honorarzahlungen erhalten Sie demnächst eine Rundmitteilung.
  9. Teilnehmerbeiträge sollen grundsätzlich per Überweisung auf unsere Geschäftskonten gezahlt werden. Sollte eine Zahlung ausnahmsweise in bar über die Zahlstelle erfolgen, erfassen Sie diese bitte unter „888200 Unklare Einzahlungen“ zum Beschreibungstext: z. B. „Teilnehmerbeitrag XY + Angabe des Kassenzeichens der Freizeit“.
  10. Bitte erfassen Sie in der Zahlstellenabrechnung zu den einzelnen Positionen aussagekräftige Beschreibungstexte z. B. Es wurden Lebensmittel für die Jugendarbeit eingekauft. Bitte nicht „Jugendarbeit“ als Beschreibungstext sondern bitte „Lebensmittel“ als Beschreibungstext eingeben. Nur so kann im Nachhinein aus der Buchung in der Ergebnisrechnung entnommen werden, um was es sich konkret handelt.
  11. Bitte geben Sie bei Erträgen und Aufwendungen, die mit einer Investitionsnummer gebucht werden sollen, die von uns mitgeteilte Investitionsnummer im Beschreibungstext mit an. So können wir sicherstellen, dass Investitionsbuchungen korrekt erfolgen.