FAQ - Häufig wiederkehrende Fragen

Die aktuelle Version ist 1.7

Sie finden die jeweils aktuelle Buchungsanordnung auf dieser Unterseite unserer Webseite. Bei Neuerungen und Aktualisierungen werden Sie zukünftig vom Kirchenkreisamt informiert.

Statt mit der PDF erstellen Sie Buchungsanordnungen noch einfacher mit unserem neuen Formular auf dieser Webseite. Darüber können Vorlagen erstellt und gespeichert werden; Sie erhalten im Gegensatz zum Vorlagen speichern auf dem PC vom System bei Änderungen immer die aktuellste Buchungsanordnung und müssen nichts mehr unnötig doppelt oder neu erstellen!

Melden Sie sich dazu mit Ihren Benutzerdaten, die im Zuge der Kassenzeichen-Erstellung verschickt wurden, an und wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt Buchungsanordnungen.

Bei der Erstellung steht Ihnen auch eine "Tour" zur Verfügung, mit der die Erstellung kurz erklärt wird. Bei Fragen oder Problemen steht Ihnen gern Herr Bade aus der Stabsstelle IT zur Verfügung.

Zwingend ausgefüllt werden müssen die grau hinterlegten Felder der Buchungsanordnung:

• GKZ
• Kostenstelle und
• die Unterschriften für "sachlich richtig" und Anweisung

Die Original-Kontoauszüge müssen zur eigentlichen Abrechnung gelegt und an das Kirchenkreisamt geschickt werden. Die Abteilung Finanzbuchhaltung schickt die Kontoauszüge später zurück an die Kirchengemeinde zur Aufbewahrung

Ja! Man kann auch wenn der aktuelle/letzte Monat noch nicht abschließend abgerechnet und bearbeitet wurde, einen neuen Monat erstellen. Dies ist auch empfehlenswert, damit sich die Belege nicht anstauen, sollte es bei der letzten Abrechnung noch Rückfragen geben.

Nein! Nach interner Rücksprache können wir Ihnen mitteilen, dass Sie die Belegnummer nicht zwingend auf dem Beleg nachträglich notieren müssen. Die Nummerierung wird empfohlen, ist aber nicht mehr zwingend vorgegeben.

Beispiel Spenden:

Verwenden Sie insbesondere das Feld Beschreibung in KIDZahlstelleD. Notieren Sie hier den Zweck der Einzahlung möglichst mit Vor- und Nachnamen. Sollte eine Investitionsnummer bekannt sein, auch diese. Sollte Ihnen die Investitionsnummer nicht bekannt sein, lassen Sie diese einfach weg. Buchen Sie bitte als Einzahlung auf dem eigentlichen Konto - hier auf dem Spendenkonto.

Das Kirchenkreisamt ordnet die Zahlung später mit der Abrechnung korrekt zu und trägt wenn notwendig die Investitionsnummer nach. Sollte es eine Investitionsnummer geben, erhalten Sie diese für mögliche spätere Einzahlungen ebenfalls.

Das ist korrekt: in KIDZahlstelleD erhalten Sie nur einen Auszug der bestehenden Sachkonten. Bei Fragen und/oder Bedarf an weiteren Sachkonten wenden Sie sich bitte an die entsprechenden (Haushalts-)Sachbearbeiter, die sich Ihrem Anliegen annehmen und den Bedarf mit Ihnen zusammen besprechen.

Alle Einnahmen aus von uns gestellten Forderungen (Elternbeiträge, Friedhofsgebühren, Zahlungen für Freizeiten...) müssen als ungeklärte Zahlung gebucht werden, da sie sonst nicht mit der im Rechnungswesenprogramm bestehenden Forderung ausgeglichen werden können.

Nehmen Sie in dem Falle bitte unbedingt falls vorhanden das Kassenzeichen im Feld Beschreibung auf sowie den Vor- und Nachnamen oder falls bekannt die Debitoren-Nummer.

Das Kirchenkreisamt ordnet die Einzahlungen anhand dieser Angaben nach der Abrechnung zu.

Fahrten im Rahmen einer Gruppe (z.B. Erzieher/in mit Kindern zum Zoobesuch, Pastor/in mit Senioren zum gemeinsamen Kaffee/Austausch und ähnliches) können über die Zahlstelle abgerechnet werden.

Dienstfahrten von alle Mitarbeitenden, Pastor/in, Diakon/in z.B. zum Kirchenkreisamt, innerhalb der Gemeinde, zu einer Fortbildung oder ähnliches werden nicht über die Zahlstelle abgerechnet, sondern mit einer Fahrtkostenabrechnung samt Erstattung.

Gibt es möglichen Bedarf an neuen Kostenstellen (bspw. für wiederkehrende Großveranstaltungen) nehmen Sie bitte einfach Kontakt mit Ihrem zuständigen Haushalts-Sachbearbeiter auf, die dann zusammen mit Ihnen schauen, was sinnvoll und notwendig ist und die Anlage in Auftrag geben.

Im Zuge der Bereitstellung der Webberichte erhalten Sie u.a. Zugriff auf die Ergebnisrechnungen Ihrer Kirchengemeinde/Einrichtung. Weitere Informationen zu den Webberichten und wie die einzelnen Berichte ausgewertet werden können, erhalten Sie hier näher beschrieben.

Über die Webberichte können Sie ganz einfach sehen, welche Spenden, Kollekten oder sonstigen Einzahlungen in newsystem zu Ihrer Kirchengemeinde/Einrichtung gebucht sind.

Dazu wählen Sie bei den Webberichten den Bericht Auswertung Sachkonten aus. Als Filterkriterium geben Sie Ihre GKZ an und wählen bei den Sachkonten bspw. 481000 Kollekten und 482000 Spenden aus, um eine Übersicht der Buchungen auf diesen beiden Sachkonten zu erhalten. Sie erhalten dadurch eine Übersicht aller Buchungsdaten, Einzahlern, Buchungstexten und mehr.

Unterscheidung zwischen Geschäftskonten und ContextK-Buchungen

Die Unterscheidung zwischen Spenden auf den Geschäftskonten und über das Fundraising/ContextK, erkennen Sie ebenfalls direkt in der Übersicht. Wird in der Zeile die Bank genannt, handelt es sich um eine Einnahme auf dem Geschäftskonto (orange). Ist dieses Feld leer, handelt es sich um eine Buchung über ContextK (grün). Sie erhalten in dem Falle Informationen direkt über das Fundraising der Kirchenkreise.

Ebenfalls ist die Unterscheidung an der Belegnummer zu erkennen. Buchungen vom Geschäftskonto fangen immer mit BB an, Buchungen über ContextK mit der Jahreszahl und einem C für ContextK:

Mit den Webberichten können Sie sich auch den so genannten Bericht Debitoren - Offene Posten auswerten lassen. Geben Sie hierzu einfach Ihre GKZ, die Kostenstelle für die sie Ihre offenen Forderungen auswerten möchten sowie die zur Forderung passenden Abgabenarten an.

Möchten Sie beispielsweise die offenen Forderungen für einen Friedhof auswerten, wählen Sie die Kostenstelle Ihres Friedhofes sowie alle Abgabenarten mit der Nummer 7 (7 = Friedhof).

Sie erhalten abschließend eine Übersicht aller offenen Forderungen. Klicken Sie vor der Buchungszeile auf das +, können Sie weitere Details zur Forderung sehen.