Aktuelle Informationen für Zahlstellenverwaltende

Technisches:

  1. Eine Nummerierung der Belege nach Erstellung der Abrechnung ist nicht notwendig.
  2. Die Belege sollten, sofern sie selbst nicht groß genug sind bzw. über eine eigene Lochung verfügen, auf gelochte Blätter geklebt (z.B. Tesa-Film) oder getackert werden. Bitte dabei darauf achten, dass durch die Lochung keine Informationen vernichtet werden. Achtung: Das Kleben mit „Pritt-Stiften“ birgt die Gefahr, dass die Schrift aufgrund der Reaktion des Papieres auf die Inhaltsstoffe unleserlich wird.
  3. Nach dem Abschließen einer Zahlstelle die Abrechnung bitte sofort auch freigeben. Wenn die Zahlstelle korrekt ist und nicht mehr bearbeitet werden muss, können die Daten dann ohne Verzögerung sofort in das Buchhaltungssystem eingelesen werden.
  4. Nach Freigabe aktuellen Abrechnung benötigen wir keine weitere Nachricht, da uns die Freigabe automatisch angezeigt wird.
  5. Pflicht- oder Wahlpflichtkollekten (PK bzw. WPK), die nicht in den Kirchengemeinden als Einnahme verbleiben, bitten wir unter 888200 unklare Einzahlung zu erfassen. In der Beschreibung bräuchten wir dann den folgenden Hinweis: PK (oder WPK) XXXXXX (= Kollekten-Nummer aus dem Kollektenplan) „Zweck“ (z.B. VELDK, Weltmission…) vom TT.MM.JJ
  6. Bei anderen Weiterleitungskollekten bitte das Datum der Kollekte sowie den Empfänger angeben. Sollte dieser uns noch nicht bekannt sein, benötigen wir bitte zusätzlich per Email den vollständigen juristisch korrekten Namen der Einrichtung, die Anschrift sowie die Bankverbindung. Die gleiche Vorgehensweise gilt für Spenden.

Inhaltliches:

  1. Reisekosten dürfen generell nicht über die Zahlstelle abgerechnet werden, siehe hierzu auch Nr. 1 b) (Auf Seite 2) der Dienstanweisung. Dies hat das Rechnungsprüfungsamt auf Anfrage noch einmal genauer erläutert:
    1. Fahrten im Rahmen einer Gruppe (Beispiele: Erzieherin mit Kindern zum Zoobesuch, Pastor/in mit Senioren zum Kaffeekränzchen und ähnliches) können über die Zahlstelle abgerechnet werden.
    2. Dienstfahrten (alle Mitarbeitenden/Pastorinnen und Pastoren/Diakoninnen und Diakone) z.B. zum Kirchenkreisamt, innerhalb der Gemeinde, zu einer Fortbildung oder ähnliches: Die Erstattung erfolgt mit einer Fahrtkostenabrechnung an das Kirchenkreisamt, also NICHT über die Zahlstelle.
  2. Auch die Erstattung von Gebühren für Führungszeugnisse dürfen nicht aus der Zahlstelle erfolgen. Auch diese müssten bitte direkt beim Kirchenkreisamt abgerechnet werden.
  3. Der Einsatz von privaten Rabattkarten (z.B. Payback, Deutschlandcard usw.) ist nicht erlaubt, da die erhaltenen Punkte privat vereinnahmt werden und daher einen unzulässigen geldwerten Vorteil darstellen.
  4. Honorare und ähnliche Zahlungen dürfen ebenfalls auf keinen Fall über Zahlstellen abgerechnet werden. Auch dies ist in der Dienstanweisung niedergelegt. Dazu gehören z.B. auch die Zahlungen für das Austragen von Gemeindebriefen, Honorare für Kirchenmusiker usw. Derlei Zahlungen müssen über das Kirchenkreisamt abgewickelt werden. Wir bitten Sie, dies kurzfristig in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung neu zu regeln.
  5. Teilnehmerbeiträge sollen grundsätzlich per Überweisung über unsere Geschäftskonten geleistet werden. Sollte eine Zahlung ausnahmsweise in Bar über die Zahlstelle erfolgen, erfassen Sie diese bitte unter 888200 als unklare Einzahlung unter Angabe des Namens und des Zweckes. Dies wird dann hier auf das entsprechende Debitorenkonto umgebucht.

Sollten Sie dazu Fragen oder Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge haben, bitten wir herzlich um Ihre Rückmeldung per E-Mail an Frau Hübner unter sandra.huebner@evlka.de