Doppik-Info Nr. 03/2019: Informationen zur Umsetzung des doppischen Rechnungswesens

1. Häufig wiederkehrende Fragen (FAQs)

Ab sofort steht ein so genannter „FAQ-Bereich“ auf unserer Doppik-Infowebseite zur Verfügung. Auf dieser neuen Unterseite stellen wir Ihnen zukünftig die am häufigsten auftretenden Fragen und Antworten zur Verfügung und informieren Sie über etwaige Änderungen und Neuerungen auch per E-Mail. Sie finden den FAQ-Bereich direkt über diesen Link unter dem Menüpunkt „Informationen“:
https://doppik.kkbubl.de/informationen/allgemeines/faq/

2. Aktueller Sachstand und Prioritäten

Oberste Priorität hat im Kirchenkreisamt zzt. die Verbindung zwischen dem Rechnungswesenprogramm und Context K, damit alle Spendeneingänge korrekt verbucht und Spendenbescheinigungen zeitnah ausgestellt werden können. Ferner wurden jetzt die Arbeiten am letzten kameralen Jahresabschluss 2018 abgeschlossen, damit auch in die Erstellung der Eröffnungsbilanzen für das aktuelle Jahr konkret eingestiegen werden kann.


Der eigentliche Rechnungslauf funktioniert mittlerweile gut: Eingehende Rechnungen werden i.d.R. am gleichen bzw. Folgetag gebucht und zur Zahlung gebracht. Sollten Sie andere Erfahrungen machen oder Mahnungen von Firmen erhalten, leiten Sie uns diese bitte umgehend zur weiteren Bearbeitung weiter, damit wir uns der Meldung kurzfristig annehmen können.

3. Buchungsanordnungen

Sie finden die jeweils aktuelle Version der Buchungsanordnung auf unserer Doppik-Infowebseite unter diesem Link:
https://doppik.kkbubl.de/infor…ialien/buchungsanordnung/


Als aktuelle Fassung steht ab heute die Version 1.5 zur Verfügung. Im Gegensatz zum Doppik-Start im Januar müssen Sie die Buchungsanordnung nicht komplett ausfüllen. Zwingend angegeben werden müssen die GKZ (=Gemeindekennziffer), die Kostenstelle und die Unterschriften für sachliche Richtigkeit und Anweisung. Diese Felder sind grau hinterlegt.


Der Bereich für die Unterschriften ist nun nicht mehr in zwei, sondern in drei Felder aufgeteilt. Die ersten beiden für die Kirchengemeinde/Einrichtung, das dritte Feld für das Kirchenkreisamt. Wir bitten darum, ab sofort die neue Version der Buchungsanordnung zu benutzen.


Um sich ggf. doppelte Arbeiten bei Versionsänderungen zu ersparen, haben wir Ihnen eine neue Möglichkeit zur Erstellung der Buchungsanordnungen bereitgestellt:


Ab sofort steht Ihnen auf der Doppik-Infowebseite nach Anmeldung mit Ihrem Benutzernamen ein neuer Menüpunkt „Buchungsanordnungen“ zur Verfügung.



Sie erhalten darüber die Möglichkeit, mit einem einfach aufgebauten Formular Buchungsanordnungen zu erstellen – und wahlweise auch zu speichern! Das hat den großen Vorteil, dass bei Änderungen der Vorlage nicht alle von Ihnen auf dem Rechner abgelegten Buchungsanordnungen mühselig neu erstellt werden müssen, weil sie nicht mehr aktuell sind.


Sie erhalten immer die aktuellste Vorlage und müssen nichts mehr doppelt oder neu erfassen. Bei der Erstellung einer Buchungsanordnung können Sie die Funktion mit einer geführten „Tour“ starten, bei der alle Felder kurz erklärt werden. Für Rückfragen steht Ihnen gern Herr Bade aus der Stabsstelle IT zur Verfügung.

4. Rückmeldungen zu den ausgefüllten Buchungsanordnungen und alte Belege

Bisher wurde – gerade in der Anfangszeit – vermehrt von Rückmeldungen zu falschen Buchungsanordnungen abgesehen. Auf vielfachen Wunsch werden die Mitarbeitenden im Kirchenkreisamt bei falschen Angaben zukünftig vermehrt darauf achten, ein entsprechendes Feedback an die Kirchengemeinden/Einrichtungen zu geben.


Die in Vielzahl bestehenden kameralen Buchungsbelege (bspw. für Honorare, Auszahlungen für Kirchenmusiker etc.) werden sukzessive in ein doppisches Format gebracht. Da, wo es noch keine neuen Buchungsbelege gibt, können die alten kameralen Belege weitergenutzt werden.

5. Zahlstelle / KIDZahlstelleD

Nach interner Rücksprache können wir Ihnen mitteilen, dass Sie die Belegnummer zukünftig nicht zwingend nachträglich auf dem Beleg notieren müssen. Die Nummerierung wird empfohlen, ist aber nicht mehr zwingend vorgegeben.


Grundsätzlich ist mittlerweile bei jeder Zahlstelle eine Abrechnung möglich. Sollte dies nicht der Fall sein oder noch Fragen bestehen, bitten wir um entsprechende Rückmeldung an die Abteilung Finanzbuchhaltung.


Des Weiteren wurde die Anleitung zur Bedienung von KIDZahlstelleD teilweise überarbeitet und genauer beschrieben. Sie finden die Anleitung an gewohnter Stelle auf der Doppik-Infowebseite oder über diesen Direktlink:
https://doppik.kkbubl.de/infor…ungshilfe-kidzahlstelled/

6. Eingang und Buchung von Spenden

Bei Fragen und/oder Problemen betreffend der Spendenabwicklung bitten wir Sie, zukünftig mit Frau Dr. Kappler und dem Kirchenkreisamt Kontakt aufzunehmen, damit beide Seiten den gleichen Kenntnisstand haben.


Sollten Sie dringend für eine Spendenaktion Rückmeldungen zur Spendeneingängen benötigen, ist es möglich, eine entsprechende Anfrage an das Kirchenkreisamt zu stellen. In dem Falle werden die Kontoauszüge manuell durchgearbeitet, aber auch nur die Zahlungseingänge aufgelistet, die zweifelsfrei der Spendenaktion zuzuordnen sind. Da dies ein hoher Bearbeitungsaufwand ist, bitten wir Sie, wohlwollend zu prüfen, ob diese Vorabinformation wirklich notwendig ist.


Als Impuls aus unseren gemeinsamen Gesprächen möchten wir die Idee weitergeben, bei neuen Spendenaufrufen evtl. direkt einen Hinweis mitzugeben, dass die Ausstellung der Spendenbescheinigungen spätestens einmal zum Jahresende erfolgt.

7. Kostenstellen

Ebenfalls auf vielfachen Wunsch richten wir in den nächsten Tagen eine automatische Benachrichtigung bei Änderungen der Kostenstellen auf Ebene der Kirchengemeinden ein. Sollte sich in Ihrer Kirchengemeinde eine Änderung an den Kostenstellen ergeben, wird nach Umsetzung im Kirchenkreisamt automatisch eine E-Mail an die Haupt-E-Mail-Adresse der Kirchengemeinde mit entsprechender Information versendet.

8. Aktualisierung der Sachkonten-Übersicht

Die Übersicht über die häufig benutzten Sachkonten wurde an verschiedenen Stellen um Beispiele erweitert. Weiterhin gibt es am Ende der Seite nun speziell für die Nutzung von KIDZahlstelleD einen Bereich, der hierfür relevante Sachkonten mit verschiedenen Beispielen zeigt. Zur Übersicht gelangen Sie mit diesem Direktlink:
https://doppik.kkbubl.de/infor…en/sachkonten-uebersicht/

9. Webberichte

Ab Mitte Juli 2019 startet die Testphase mit einzelnen Kirchengemeinden und Kitas, hierzu werden Sie gesondert zeitnah von uns informiert. Da sich die Handhabe grundsätzlich vom ehemaligen „KFM Web“ unterscheidet, planen wir hierzu Workshops, bei denen wir Ihnen die Möglichkeiten der neuen Webberichte erläutern und vorstellen.


Bitte sprechen Sie uns bei Rückfragen gern an.